先日、オフ会の幹事をやりました。
なんのオフ会かというと、Facebookの「ラブライブ！」グループのオフ会です。
毎年秋にオフ会を開催するのが恒例で、今年で3回目となります。
特徴としては、1ヶ所で開催するのではなく、東京と大阪で同時開催してSkypeでつなぐ...といったような、多拠点で開催していることがポイントです。
昨年も幹事をやったのですが、今年も引き続き幹事をやりました。
まぁなかなか大変だった。。。
その準備や開催時のこと、気をつけたこと、失敗したことなんかを備忘録的に書いておこうと思います。
【会場選び】
まず大変でありもっとも気を遣ったのが、会場選びです。
今回の施設の要件はこんなところでした。
必須
・Wi-Fiが使用できること
・パソコンからの映像を出力できる、ある程度の大きさのスクリーンがあること
・音声を出力できるスピーカーがあること
・時間を3時間抑えられること
・食事込みで3000円以上4000円以下になること
非必須
・食事と飲み物が提供されること
・料金が人数によって左右されないこと
・時間を6時間抑えられること
施設の要件が決まってたので、それに沿って探す必要がありました。
必須要件で3時間にしているのは、大阪とのSkype接続するのが3時間ほどであることに絡んでます。
非必須要件で6時間にしているのは、東京側のみでの交流としてラブライブ！ボードゲームを考えていたことによります。
また、最初の時点で何人来るだろうかと予測を立てるのも大事です。
今回、準備を始めた時手で悩んだのはここでした。
昨年実績を考えれば、およそ10人というところでしたが...15人以上くるのであれば、レンタルスペースを用意するのを視野に入れたほうが楽になります。
しかし、事前のアンケートの結果、15人以上来る見込みが立たなかったので、今回もカラオケを選びました。
しかし、カラオケはカラオケで難点がありました。
昨年は秋葉原のカラオケ(パセラ)で開催したのですが、当日はネットの通信がとても遅く、まったく使い物にならなかったのです。
その反省を踏まえて、どちらかといえばビジネス街っぽい場所を選ぶことにしました。
結果、選んだのがJOYSOUND 品川港南店。
品川港南口側はビジネス街か飲み屋しかないので、休日は空いてるだろうと予想。
しかも、ちょうど南ことり役の内田彩さんとのコラボをやってたのが決め手になりました。
事前の電話確認は大事ですし、下見もとても大事です。
PCとの接続が可能か？画面の大きさは？音声の調子はどんなものか？などなど。
今回も、開催1週間前くらいに下見に行きました。
条件はクリアしてましたし、広さも問題なかったです。
地味に確認できて嬉しかったのは、パソコンと接続する端子と、そのケーブルの長さでしたね。
予想ではVGAだったのですが、HDMIでした。
加えて、パソコンと繋ぐにはちょっとケーブルの長さが足りなかった。
すぐにHDMI延長ケーブルを買いに行きました。
【会費】
会場選びとも関係しますが、会費をいくらにするかも大事です。
あんまり高いと、年齢が若い方は来てくれません。
そこで、当初の目標は2000円〜3000円のレンジで抑えることでした。
しかし、参加人数と条件を調整してみても、どうやっても3000円以下に抑えることができませんでした。
食事をカットするか、時間をカットするか...。
結果、会費が高くなってしまうのを諦め、JOYSOUNDのコース3500円で設定しました。
実は、これがあとあとの失敗のひとつになるのですが。。。
【企画の立案】
我々のオフ会では、毎年何かしらの企画を用意しています。
最初の年はビンゴ大会でしたが...準備に手間がかかってそうでした。
景品やビンゴのセットの準備などなど。
2回目から幹事を担当しましたが、クイズ大会にして1位だけ景品を用意、残りはグッズの持ち寄りでカバーしました。
3回目の今年は、同じくクイズ大会を用意しました。
ただし、参加人数が少ないことが予測できてましたので、景品は用意しませんでした。
その代わり、昨年は15問だったのに対し、今年は25問とちょっと多めに問題を用意しました。
【備品の準備】
これは、主にマイクとカメラの話です。
今回はHDMI延長ケーブルも用意しましたね。
2回目である幹事をやった年、カメラとマイクの一体型のものを用意したのですが...スペックが低すぎて大阪側でかなり苦労したようでした。
とても聞き取り辛かったようです。
こちら側も、あんまりカメラの広角が広くなくて、カメラマン役みたいな人が出来てしまったのです。
今回はそれをなんとかしようと、そこそこいいスペックのカメラとマイクを、別々に用意しました。
もちろん、事前の通信テストも実施。
今回は特に問題ありませんでした。
【失敗談】
さて、ここからは失敗談です。
1. ネームプレートを用意できなかったこと
昨年使用したネームプレートを使って、名札を用意するはずだったのですが、出来ませんでした。
自宅の中で行方不明になってしまったのですね。。。
しかも前日夜に発覚しました。
普段、あれどこやったっけなー...なんてことにならないように気をつけていたのですが、盲点でした。
まぁほとんど知り合いだったので、必須ではなかったかもしれませんが...来年は気を付けたいところです。
2. 当日ボールペンを忘れたこと
クイズ大会の回答用紙へ記入するため、人数分のボールペンを用意する必要がありました。
昨年は、自宅からそれだけの本数のボールペンを持って行きましたので、ただ自宅の引き出しから出すだけ。
しかし、前日夜までは覚えてたのですが、上記のネームプレートに気を取られ、当日持っていくのを忘れてしまいました。
おかげでコンビニで400円ほど出費...痛くはないですが、無駄な出費です。
来年は気をつけようと思います。
3. プリントアウトがうまくいかず、当日バタバタしてしまったこと
これも気を取られてしまったのですが、クイズの回答用紙のプリントアウトがうまくいかず、当日の集合時にプリントアウトしにいくという事態に。
まず、前日夜に自宅でプリントアウトしようとしました...が、紙を認識してくれず、プリントアウト出来ませんでした。
仕方ないから、行く途中の自宅最寄駅前のコンビニ(ファミマ)でプリントアウトすることに。
ところが、当日そのコンビニのプリンターを使おうとしたら、なぜかUSBを読み込んでくれない。
2〜3回試したのですが、いつまで経っても読み込みが始まりませんでした。
仕方なく、現地のコンビニでプリントアウトする...という選択を取らざるをえませんでした。
ファミマ以外でと思ったのですが、ファミマしかなく。。。
でも、そのファミマでは問題なく同じUSBを読み込んでくれたので、駅最寄のファミマのプリンターが何かおかしかったのだと思います。
ここでそんなに苦戦するとは、まったくの想定外でした。
来年は気をつけようと思います。。。
4. 会費が実は間違ってたこと
電話予約の時に、「飲み放題で」とお願いしたのですが。。。
わたしとしてはソフトドリンクの飲み放題のつもりで予約したのですが、当日現地で発覚したのは、アルコール込みの飲み放題でした。
まぁ確かにそこは確認しなかったさ。。。
そのおかげで、会費が当日になって3500円から2800円に変更になる、という事態に。
まぁ逆に安くなるのだからよかったと言えばよかったものの。。。
次回から、その飲み放題はアルコール込みですか？は確認ポイントになりそうです。
【来年に向けた課題】
さて、最後に来年に向けた課題です。
それは...より人数を集める方法を考えること、です。
1年目は、20名近く参加してました。
昨年は、12名が参加してくれました。
今年は...なんとわたし含め5名。
仕事なんかで都合がつかなかった、直前になってトラブルや用事が発覚した...などなどで、まさかのこの人数です。
10名予測を大幅に下回りました。
人数が多ければいいという訳ではありませんが、少し寂しすぎるかな。
これまではFacebookのグループ内だけで参加を呼びかけてましたが、来年はそれ以外の方法や、グループ外の人も呼ぶべきかな、と思っています。
あと、「11月下旬となると年末に向けて忙しい時期なので、時期を変更した方がいい」という声がありました。
確かに、昨年は10月下旬開催でした。
時期が関係してるのはあるかもしれません。
来年は9月や10月の開催で考えた方がいいかもしれません。
こんなところです。
大変ではあるのですが、なかなかやりがいと達成感があるおもしろい役目だと思います。
いい経験をさせてもらってます。
1回目の幹事は「もうやりたくない」って言ってましたが...。
まぁ、おかげでわたしが2回目と今回担当しているわけですね 笑
来年はどうなることやら。
一応、来年も最初は幹事の募集から始まります。
誰もやらなかったら...またわたしがやることになるでしょう 笑
